تخطي أوامر الشريط
التخطي إلى المحتوى الأساسي
تسجيل الدخول

مكتب الوكلاء الموحد ​

​​​​​​​مــقــــدمــــة :​

لا تألوا حكومة المملكة العربية السعودية مالاً أو جهداً في سبيل تحقيق راحة حجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي الشريف، وفي هذا الإطار فإن وزارة الحج بإعتبارها الجهة المشرفة على مؤسسات أرباب الطوائف (المطوفون، الوكلاء، الأدلاء، الزمازمة) تسعى دائماً لتطوير خدمات تلك الجهات والتأكد من القيام بها على الوجه الأكمل والمطلوب لتمكين ضيوف الرحمن من أداء فريضة الحج والعودة إلى أوطانهم بكل سهولة ويسر.


ومكتب الوكلاء الموحد بإعتباره من بين هذه الجهات يقدم خدماته لجميع حجاج بيت الله الحرام القادمين من خارج المملكة عن طريق المنافذ الجوية والبحرية والبرية الذين تتعدد لغاتهم وتتباين سلوكياتهم وتختلف عاداتهم وتقاليدهم ومذاهبهم الفقهية. ويمثل المكتب الحلقة الرابطة والواصلة لمراحل الخدمات التي تقدم لضيوف الرحمن بدءاً من استقبالهم وإرشادهم إلى أماكن نزولهم بمدن الحجاج وإنهاء إجراءاتهم و إستيفاء أجور خدمات مؤسسات الطوافة ومكتب الزمازمة الموحد بمكة المكرمة والأدلاء بالمدينة المنورة وأجور الخيام بالمشاعر المقدسة وأجور النقل على حافلات الشركات الناقلة والمعتمدة لنقل الحجاج ومن ثم تيسير نقلهم بين كل من المدينة المنورة ومكة المكرمة والمشاعر المقدسة، وكذلك نقل أمتعتهم في منافذ القدوم وتذليل كافة الصعوبات التي قد تعترضهم.


ومن خلال قيام المكتب بمهامه تتمكن الجهات الأخرى العاملة في مجال خدمة الحجاج من تأدية المهام والمسئوليات المنوطة بها. وامتدادا لمهنه ومهام الوكلاء عبر مئات السنين شهد المكتب منذ تأسيسه في عام 1395هـ خطوات تطويرية هائلة أدت إلى هيكلة المكتب وإنشاء إدارات متخصصة للخدمات مع وضع الخطط والنظم الإجرائية التي تكفل لكل إدارة أو قسم تحقيق المهام المنوطة به، كما قام المكتب بإنفاق استثمارات طائلة لتطوير خدماته وتحسين أدائه سعيا للتيسير على الحجاج إد​راكا منه للأمانة الجليلة التي يتحملها في خدمة الحجاج وإلى تكوين صورة صحيحة عن مستوى الخدمات التي توفرها حكومة خادم الحرمين الشريفين لضيوف الرحمن ، وتحرص إدارة المكتب على تهيئة وتأمين كافة الإمكانيات البشرية والمادية والتجهيزات المتكاملة لتنفيذ المهام والمسئوليات والواجبات المناطة بالمكتب لضمان انسيابية حركة الحجاج وسرعة تفويجهم إلى كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة لأداء مناسكهم ، وكذلك عودتهم إلى بلادهم وقد من الله عليهم بأداء الفريضة بكل راحة وإطمئنان.


وإيماناً من مكتب الوكلاء الموحد بأهمية الخدمات التي يضطلع بها في خدمة حجاج بيت الله الحرام فإنه يبدأ استعداداته للموسم المقبل فور إنتهاء أعمال موسم الحج السابق حيث يتم دراسة وتحليل الخطة التشغيلية وكذلك كافة الإيجابيات التي تحققت لتعزيزها وتكريسها ورصد السلبيات التي واجهته ودراستها والوقوف على مسبباتها لإزالتها وتلافيها لتطوير الخدمات والإرتقاء بها. ​


رسالةالمـكـتب :

المبادرة  و التواصل والتميز المستمر لخدمة ضيوف الرحمن وتحقيق راحته .

 

قيم الموظفين:

شرف الله سبحانه وتعالى أرباب الطوائف (المطوفون، الوكلاء، الأدلاء، الزمازمة) بخدمة ضيوفه وزوار المسجد النبوي الشريف منذ لحظة وصولهم إلى المملكة وحتى مغادرتهم عائدين إلى أوطانهم وقد من الله عليهم بأداء الركن الخامس من أركان الاسلام، فما أعظمه من شرف وما أجلها من خدمة فحقاً (خدمة الحاج : شرف، أمانة ، مسئولية ) وتجسيداً لذلمك فقد حرص مكتب الوكلاء الموحد على غرس القيم التالية في نفوس العاملين لديه:


بدون عنوان.png 

 


أهداف مكتب الوكلاء الموحد :

المحور الأول : خدمة الحجاج

  1. سرعة إنهاء إجراءات الحجاج في المنافذ الجوية والبرية والبحرية أولاً بأول وتقليص فترات بقائهم بها وإخلاء المواقع المتاحة لاستقبال الحجاج الآخرين القادمين وتحقيق راحتهم وانسيابية حركتهم وتمكينهم من التوجه إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة بكل سهولة ويسر.

  2. خدمة الحجاج طوال فترة تواجدهم في منافذ القدوم الجوية والبرية والبحرية واستقبالهم والترحيب بهم وتفقد أحوالهم بإستمرار وتذليل ما قد يعترضهم من معوقات ومساعدتهم في الحالات الطارئة.

  3. توعية الحجاج بما لهم من حقوق وما عليهم من واجبات بما ييسر تأديتهم للفريضة وعودتهم إلى أوطانهم بكل راحة واطمئنان.

  4. رعاية وخدمة الحجاج كبار السن وذوي الاحتياجات الخاصة وتلبية كافة احتياجاتهم ومتطلباتهم خلال تواجدهم بمنافذ الدخول والمغادرة وتأمين المشرفين والقائمين على خدمتهم والعمالة اللازمة لمساعدتهم والعمل على راحتهم.

  5. إرشاد الحجاج ومرافقتهم عند الحاجة إلى مواقع الجهات الخدمية الحكومية والأهلية المختلفة لقضاء احتياجاتهم وتلبية رغباتهم .

  6. تقليص فترات بقاء الحجاج بالحافلات المقلة لهم وتحقيق راحتهم من خلال تنظيم تفويجهم إلى كل من مكة المكرمة أو المدينة المنورة حسب مجموعات الخدمة الميدانية والأماكن المخصصة لسكنهم.

  7. المحافظة على أمتعة الحجاج في كافة مراحل تنقلاتهم المختلفة بمنافذ الدخول والمغادرة ومساعدتهم في التعرف عليها وتأمين الأعداد الكافية من العمالة والمشرفين والتجهيزات والآليات والعربات التي تكفل أداء هذه المهمة.

  8. المحافظة على جوازات سفر الحجاج من خلال تسليمها لمندوبي الشركات الناقلة والذين يقومون بدورهم بتسليمها إلى مؤسسات الطوافة المختصة بمكة المكرمة أو مؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة.

  9. استيفاء أجور خدمات أرباب الطوائف من كافة الحجاج الخاضعين للسداد وسدادها للجهات المستحقة لها لتمكينها من أداء ما هو منوط بها من خدمات بكل من مكة المكرمة والمدينة المنورة.

  10. استيفاء أجور الخيام بعرفات ومنى من كافة الحجاج الخاضعين للسداد وسدداها للجهات المستحقة لها لتمكينها من إسكانهم وتقديم الخدمات اللازمة لهم ومن ثم تقليص ظاهرة افتراش الحجاج للطرق وتحت الكباري بالمشاعر المقدسة وما يترتب عليها من آثار تنعكس على سلامة الحجاج.

  11. استيفاء أجور النقل وإصدار التذاكر وفقاً للفئات وخطوط النقل الصحيحة والمطلوبة حسب ما هو متفق عليه مع مكاتب شئون الحجاج ( البعثات ) أو فئة الشيك الذي بحوزة الحاج وسداد أقيامها للنقابة العامة للسيارات لتمكين الشركات الناقلة من تأدية ما هو منوط بها من خدمات.

  12. استقبال الحجاج بعد أدائهم الفريضة وعودتهم من مكة المكرمة أو المدينة المنورة والترحيب بهم وسرعة إنهاء وإنجاز إجراءات عودتهم إلى بلادهم ، والتأكد من تفويجهم وفقاً للمواعيد المحددة لرحلاتهم والمقررة بالتعليمات.


المحور الثاني: كفاءة الأداء

  1. تفعيل الرقابة والمتابعة على كافة إدارات وأقسام المكتب المختلفة على مدار الساعة للتأكد من حسن سير العمل وانتظامه وفقاً للخطة التشغيلية ورفع مستوى ومعدلات الأداء.

  2. تفعيل فرق العمل المساندة ( الطوارئ ) للإستفادة القصوى منها لفك أي حالات تكدس أو اختناق خاصة في أيام وأوقات الذروة وأثناء تغيير النوبات لضمان كفاءة الأداء على مدار الساعة.

  3. زيادة فاعلية فرق العمل المخصصة لإنهاء إجراءات الحجاج وإستقبالهم لتحقيق أعلى معدلات الأداء وسرعة إنجاز تلك الإجراءات لتحقيق راحتهم.

  4. تفعيل الفرق الميدانية المختصة بخدمة الحجاج وتوفير المعلومات لإرشادهم إلى مواقع الخدمات المختلفة وتذليل أي معوقات قد تعترضهم.

  5. سرعة نقل وتبادل ومطابقة بيانات وأعداد الحجاج الخاضعين لسداد أجور خدمات أرباب الطوائف إلكترونياً فيما بين وزارة الحج ومؤسسات الطوافة و الأدلاء والمكتب.

  6. تنظيم عملية إصدار تذاكر النقل للحجاج بالمنافذ الجوية والبحرية لمختلف الفئات وخطوط النقل المطلوبة واستيفاء أقيامها وسدادها للنقابة العامة للسيارات لتمكين الشركات الناقلة من تأدية خدماتها ونقل الحجاج عبر المدن والمشاعر المقدسة.

  7. تنظيم وزيادة كفاءة نقل وتحميل وتنزيل أمتعة الحجاج بجميع المنافذ والتأكد من أداء هذه المهمة على الوجه الأكمل والمطلوب.


المحور الثالث: الاستعداد والتطوير

  1. التخطيط المبكر وإعداد الخطط التشغيلية اللازمة لاستقبال الأعداد المتوقعة من الحجاج وتأمين الاحتياجات المطلوبة لخدمتهم من الموارد البشرية والمعدات والآليات وكافة التجهيزات.

  2. الوقوف على ما تحقق من إيجابيات لتكريسها ورصد كافة السلبيات لمعرفة مسبباتها وإيجاد الحلول العملية الكفيلة بالقضاء عليها وتلافيها.

  3. إجراء الدراسات الاستقرائية والعلمية اللازمة لتطوير إجراءات العمل حسب المستجدات الموسمية وتقييمها وإعادة هيكلتها لتبسيطها وصولاً لسرعة إنهائها وإنجازها لتحقيق راحة حجاج بيت الله الحرام .

  4. توحيد وتوثيق الإجراءات الواجب إتباعها لخدمة حجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي الشريف .

  5. تأهيل العاملين بالمكتب وتعريفهم بالإجراءات الواجب إتباعها من خلال الندوات التعريفية وورش العمل بما يكفل سرعة إنهاء وإنجاز تلك الإجراءات.

  6. تهيئة وتطوير مواقع مكتب الوكلاء الموحد في كافة منافذ الدخول لاستقبال الحجاج فور وصولهم​ لمواقع المكتب وسرعة إنهاء إجراءاتهم.

  7. تأمين شبكة الإتصالات السلكية واللاسلكية لضمان التواصل المستمر على مدار الساعة بين قطاعات وأقسام وإدارات المكتب المختلفة والاستجابة السريعة للمستجدات.

  8. تخصيص أماكن تجمع الحجاج لكل جنسية على حدة وتوجيههم إليها وتنظيمهم وخدمتهم طوال فترة تواجدهم بالمنافذ.

  9. تطوير برامج وأنظمة الحاسب الآلي لإنشاء قاعدة بيانات الحجاج للرجوع إليها عند الحاجة بما يكفل نقل وتبادل تلك المعلومات آلياً مع وزارة الحج ومؤسسات أرباب الطوائف والجهات ذات العلاقة.


المحور الرابع: التنسيق

  1. .التنسيق مع وزارة الحج لتذليل كافة الصعوبات والمعوقات لتحقيق راحة حجاج بيت الله الحرام وبما يكفل سرعة إنهاء وإنجاز إجراءاتهم وعودتهم إلى بلادهم بكل سهولة ويسر.

  2. .التنسيق مع جميع مكاتب شئون الحجاج ( البعثات ) وإبرام الاتفاقيات الثنائية والتي تحدد ما لكل طرف من حقوق وما عليه من واجبات وبما يكفل أداء الحجاج للفريضة وعودتهم إلى بلادهم بكل راحة وإطمئنان.

  3. .التنسيق مع مؤسسات أرباب الطوائف لتمكينها من تقديم خدماتها لضيوف الرحمن وكذلك تحقيق أفضل النتائج لضمان تفويج حجاج بيت الله عند الوصول والمغادرة بكل يسر وسهولة.

  4. .التنسيق مع النقابة العامة للسيارات والشركات الناقلة لتوفير وتهيئة وسائل النقل المختلفة لنقل الحجاج.

  5. .التنسيق مع وزارة الصحة لمتابعة حالات المرضى والمنومين في المشتسفيات بمحافظة جدة وإصدار شهادات المتوفيين منهم.

  6. .التنسيق مع سفارات وقنصليات وممثليات الدول لإنهاء إجراءات إستخراج بدل فاقد للجوازات والقضاء على أي صعوبات قد تقابل حجاج تلك الدول.

  7. .التنسيق مع أجهزة الإعلام المقروءة والمسموعة والمرئية لإبراز الدور الذي يضطلع به مكتب الوكلاء الموحد لخدمة حجاج بيت الله الحرام.

  8. .التنسيق مع الهيئة العامة للطيران المدني وشركات الطيران ووكلائها لسرعة إنهاء وإنجاز إجراءات عودة الحجاج إلى أوطانهم، واستخراج بدل فاقد لتذاكر الطيران.

واجبات مكتب الوكلاء الموحد في التعليمات المنظمة لشئون الحج :

  1. .يلتزم مكتب الوكلاء الموحد بإستقبال الحجاج بمنافذ الدخول والترحيب بهم وإرشادهم إلى أماكن نزولهم في المواقع المخصصة لإنتظارهم وبمدن الحجاج لمن إختار الإقامة بها برغبته وكذلك الإشراف على راحتهم ومعاونتهم في قضاء ما يحتاجون إليه خلال فترة إقامتهم.

  2. يتولى مكتب الوكلاء الموحد استلام جوازات سفر الحجاج عند توجههم من مطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة أو مطار الأمير محمد بن عبد العزيز الدولي بالمدينة المنورة إلى مكة المكرمة أو المدينة أو المنورة وذلك قبل صعودهم الحافلات المقلة لهم وإعداد البيانات اللازمة بنقلهم متضمنة إجمالي عددهم والمؤسسات .التابعين لها لكل حافلة على حدة ومن ثم تسليمها إلى مندوب الشركة الناقلة ليقوم بدوره بتسليمها إلى مؤسسات الطوافة بمكة المكرمة ( مجموعة الخدمة الميدانية ) أو مؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة.

  3. .يتولى مكتب الوكلاء الموحد نقل أمتعة الحجاج وتوفير العمالة اللازمة لذلك في كافة منافذ دخول الحجاج الجوية والبحرية والبرية دون مقابل لقاء ما سبق تحصيله من أجرة لذلك في الشيكات التي يقوم بتحصيلها من الحاج نيابة عنه وعن كافة مؤسسات أرباب الطوائف مقابل الخدمات المنصوص عليها في هذه التعليمات.

  4. .التنسيق والتعاون مع بعثات الحج الرسمية ومؤسسات الطوافة المعنية ومؤسسة الأدلاء لتفويج حجاجهم بمنافذ الدخول على مجموعات الخدمات الميدانية التابعين لها.

  5. .يتولى مكتب الوكلاء الموحد التنسيق مع النقابة العامة للسيارات لإحضار الحافلات المخصصة لنقلهم إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة مع تقديم سائر المساعدات لهم على النحو الذى يؤمن نقلهم ومغادرتهم طبقا للترتيبات المنظمة لذلك.

  6. .يتولى مكتب الوكلاء الموحد استيفاء أجور خدمات أرباب الطوائف وأجور الخيام وأجور النقل بما يتمشى والأجور المقررة لذلك مع تسجيل لتفصيلات ما دفعه الحاج في بيانات ، ولصق سند إستلام تلك الأجور بجواز الحاج متضمنا تفصيلات ما دفعه الحاج وكذلك التأكيد على أن الحكومة لا تتقاضى أي رسوم من الحاج.

  7. يتولى مكتب الوكلاء الموحد إنهاء إجراءات مغادرة الحجاج عند عودتهم إلى جدة قادمين من مكة المكرمة بعد أدائهم نسكهم أو حال عودتهم من زيارة المدينة المنورة وإنزالهم بالأماكن المخصصة لإنتظارهم وبمدن الحجاج إذا رغبوا ذلك ، كما يلتزم ببذل كل ما ييسر راحتهم ويسهل مغادرتهم وإستلام جوازات سفرهم من مندوبي الشركات الناقلة وتسليمها للحجاج لتمكينهم من إنهاء إجراءات مغادرتهم.

  8. .يتولى مكتب الوكلاء الموحد تفقد أحوال الحجاج بصورة مستمرة ومعاونتهم على إنهاء معاملاتهم لدى الدوائر الحكومية كلما اقتضى الأمر ذلك.

  9. .يتولى مكتب الوكلاء الموحد إخطار الجهات المختصة عن الحجاج التائهين في منافذ القدوم أو المغادرة ومراجعتها باستمرار كل ست ساعات على الأقل مع إخطار دوائر الأمن العام في حالة عدم الإهتداء على أن لا يخل ذلك بالتزامات البحث وإخطار دوائر الأمن بنتيجة البحث.

  10. يلتزم مكتب الوكلاء الموحد بالمبادرة بتبليغ أقرب مركز صحى عند إصابة أي من الحجاج بمرض ما في منافذ القدوم والمغادرة ، خاصة إذا أشتبه أنه من الأمراض المعدية مع مساعدة الحاج في مراجعة المستشفيات أو المستوصفات وأخذ العلاج اللازم أو إحضار طبيب لمعالجة الحاج وتفقد حالته في حالة الضرورة لذلك.

  11. يتولى مكتب الوكلاء الموحد إشعار فروع وزارة الحج بجدة ومؤسسات أرباب الطوائف المختصة بأسماء من يتوفى من الحجاج وفاة طبيعية بمحافظة جدة مع بيان جنسياتهم وأعمارهم وأرقام جوازات سفرهم وتحديد ما بحوزتهم من نقود ومتاع وغيره وإثبات مكان الحالة وسببها وشهادة الوفاة وذلك بما يتمشى والإجراءات المقررة والتنسيق مع بعثات حجهم وإخطار إدارات التجهيزات التابعة للأمانة عن المتوفين من الحجاج لإتخاذ اللازم نحو دفنهم.

  12. .ينشىء مكتب الوكلاء الموحد مكاتب في عموم منافذ القدوم والمغادرة الجوية والبحرية والبرية للإشراف على استقبال ومغادرة الحجاج ويديرها نخبة من الوكلاء المتمرسين بالخبرة في هذه الأعمال ويعاونهم العدد الكافي من الموظفين ذوى الخبرة في هذا المجال والعمالة اللازمة لنقل أمتعة الحجاج.

  13. :يراعي مكتب الوكلاء الموحد قدر الإمكان عند مغادرة الحجاج إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة ما يلي:

    1. عدم خلط أكثر من جنسية بالحافلة الواحدة بالنسبة للحجاج المنضوين تحت مظلة بعثات الحج الرسمية ، ويستثنى من ذلك الحجاج المنضوين تحت مظلة الشركات والوكالات السياحية ومن في حكمها.

    2. أن يكون تجميع ركاب الحافلة الواحدة مع أمتعتهم تابعين لمجموعة خدمة ميدانية واحدة.

    3. ولمقتضيات التشغيل وضرورة إخلاء المواقع أولاً بأول وعدم بقاء الحجاج وتكدسهم يمكن في أضيق الحدود التجاوز عن ذلك إذا ما اقتضت الضرورة بعد موافقة فرع الوزارة بالمنفذ وبما لا يتجاوز جنسيتين أو مجموعتين كحد أقصى.

    4. يلتزم مكتب الوكلاء الموحد ولجنة الاستقبال بفرع الوزارة بجدة مسئولان فيما يخص كل منهما مسئولية مباشرة عن ضرورة توجيه الأسرة إلى مؤسسة واحدة مع عدم ترحيلهم فى أكثر من حافلة واحدة وعلى المكتب ولجنة الإستقبال التعاون وبذل الجهد في تحقيق ذلك.

    5. في حال تحميل جنسيات مختلفة يزود سائق الحافلة المتجهة إلى مكة المكرمة ببيان يوضح العدد المرسل من حجاج لكل مؤسسة طوافة مع استيفاء العدد المقرر لكل حافلة.

    6. كتابة عناوين وهواتف لجان الشكاوى في مدن الحجاج.

    7. على مكتب الوكلاء الموحد تسليم جوازات الحجاج القادمين عبر مطار الأمير محمد بن عبد العزيز الدولي للمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة بموجب بيانات تسليم تتضمن رقم الحاج واسمه وجنسيته ورقم الجواز ورقم ملصق مكتب الوكلاء الموحد ورقم تذكرة النقابة العامة للسيارات ، ويلحق هذا البيان مع نموذج ( ج >) الخاص بمكتب الوكلاء الموحد عبر النظام الآلي للحجاج على أن يتم تزويد المؤسسة الأهلية للأدلاء في حينه ببيانات جوازات السفر التي يتم احتجازها لدى مكتب الوكلاء الموحد لاستيفاء عوائد الخدمات​​.


و لمزيد من المعلومات يرجى زيارة الرابط

http://hajgates.org/​

مكتب الوكلاء الموحد