​​​​

تم إنشاء الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بموجب قرار معالي وزير الحج

رقم 266/ق/م تاريخ 1408/9/25هـ ، وتم إعادة تفعيلها بموجب قرار معالي وزير الحج رقم 127/ق/م تاريخ 1414/11/19هـ

وتم اعتماد اللائحة التنظيمية للهيئة التنسيقية

بموجب قرار معالي وزير الحج رقم 68166 تاريخ 1436/5/26هـ

 

الكيان و التأسيس:

  1.  الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب ​الطوائف هي هيئة سعودية ، ذات شخصية اعتبارية مستقلة ، ولها كيانها التنظيمي و الإداري الذى تمارس أعمالها من خلاله ضمن الأنظمة السارية بالمملكة ، وتخضع لإشراف وزارة الحج في إطار أحكام هذه اللائحة وترتبط مباشرة بالوزير .

  2. العضوية : تضم الهيئة في عضويتها الكيانات التالية :

  • مكتب الوكلاء الموحد.

  • المؤسسة الأهلية لمطوّفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا.

  • المؤسسة الاهلية لمطوفي حجاج إيران.

  • مكتب الزمازمة الموحد في مكة المكرمة.

  • المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب آسيا.

  • المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول الافريقية غير العربية.

  • المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب شرق آسيا.

  • المؤسسة الأهلية للأدلاء في المدينة المنورة.

  • المؤسسة الأهلية لمطوّفي حجاج الدول العربية.


المقر:

مقر الهيئة مكة المكرمة ، ولها أن تنشئ مكاتب وفروع داخل المملكة بقرار الوزير .


المهام:

تشمل المهام المناط بالهيئة القيام بها ما يلى :

  1. الإسهام في تطوير مهن أرباب الطوائف وترسيخ الأسس التي تحكم ممارسة المهنة ، وإصدار وتوثيق المعلومات الأساسية عن المنتمين للمهنة .

  2. الالتزام بمبدأ الخدمة الجماعية بين مؤسسات أرباب الطوائف فيما بينها ،

    وكذلك مع الشركات والمؤسسات والجهات الأخرى ذات الصلة بأعمالها

    من خلال التعاون والتنسيق وبناء جسور التعاون.

  3. أن تكون الهيئة منصة لتوثيق وأرشفة وتبادل المعلومات الخاصة بنشاط الحج والحجاج ومنسوبي أرباب الطوائف وإصدار النشرات الإعلامية والتوعوية.

  4. الإسهام في تطوير الأنظمة واللوائح المنظمة لأنشطة وأعمال مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف.

  5. تقديم التوصيات بشأن تنمية الموارد المالية للمؤسسات والعمل على هيكلة اقتصاديات الخدمة التي تقدمها المؤسسات والاسهام في صياغة الاستراتيجية العامة لعمل المؤسسات في ظل ما تقضي به الأنظمة والتعليمات الصادرة في هذا الشأن.

  6. تطوير الفكر التنظيمي لنشاط الحج وتقديم برامج التوعية المستمرة للعاملين في الحج.

  7. وضع الخطط الإعلامية بما يخدم المؤسسات.

  8. السعي لأن تكون الهيئة إحدى مؤسسات المجتمع المدني المؤثرة على المجتمع في مجال اختصاصات وأعمال مؤسسات أرباب الطوائف.

  9. العمل على إيجاد ميثاق شرف مهني.


الأهداف:

  تسعى الهيئة لتحقيق الاهداف التالية :-

  • رعاية المصالح المشتركة لمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف والتنسيق فيما بينهما بما يحقق أهدافها المشتركة.

  • وضع الاستراتيجية العامة لمهن أرباب الطوائف والعمل على توحيد القواعد والضوابط والإجراءات التي تضمن توفير وتطوير الخدمات المقدمة من أرباب الطوائف اللازمة للحجاج ورعايتهم وفق النظم الداخلية للكيانات المنصوص عليها في هذه اللائحة.

  • العمل على تطوير الإمكانيات المتاحة لدى مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف ، وتسخيرها في تقديم أفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي الشريف.

  •  تمثيل المصالح المشتركة لمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف لدى الوزارة والجهات ذات العلاقة .

  •  تشجيع البحث والتطوير والابتكار وإجراء الدراسات المتخصصة في مجال أنشطة الحج وخدمة الحجاج والزوار.

  • توثيق منظومة خدمات أرباب الطوائف في موسوعة الحج الشاملة ، وإثراء الجوانب البحثية والعلمية في مجالات الحج.

  • رعاية المشاريع المشتركة للمؤسسات.

      

الوسائل:

           تتخذ الهيئة في سبيل تحقيق أهدافها كافة الوسائل المتاحة لها بما لا يتنافى مع الأنظمة واللوائح السائدة ، ويجوز للهيئة استخدام الوسائل التالية :

  1. إقتراح إنشاء وإدارة المشاريع والبرامج التي تساعد الهيئة على تنمية مواردها وتحقيق أهدافها ، وكذلك المشاريع والبرامج المشتركة بين أرباب الطوائف.

  2. عقد وإعداد الدورات التدريبية وورش العمل العارضة والمنتظمة لتطوير أداء مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف ، وإقامة الندوات التطويرية والملتقيات والمشاركة في المعارض ذات العلاقة بالحج بعد موافقة وزارة الحج على ذلك.

  3. تحليل ودراسة التقارير التي ترد إليها من مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف والجهات المعنية بشؤون الحج ، وتقييمها ورفع التوصيات بشأنها.

  4. دراسة كل ما يتعلق بالإجراءات التنسيقية بين مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف ، وكل ما له علاقة بتنفيذ الخطة التشغيلية التي يعتمدها الوزير فيما يخص المؤسسات.

  5. اقتراح وإعداد اللوائح المنظمة لأعمال الحج ، والتعليمات واللوائح الأخرى المرتبطة بأنشطة مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف في مجال خدمة الحجاج بعد التنسيق مع الوزارة.

  6. إعداد البحوث والدراسات الميدانية اللازمة لتطوير الخدمات التي تقدمها مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف للحجاج بالاستفادة من منسوبي تلك المؤسسات والمكاتب ذوى المؤهلات والخبرة للنهوض بمستوى الخدمات ، ولها أن تستعين بمن تراه مناسباً من المكاتب الاستشارية والإدارية المتخصصة.

  7. إعداد نماذج موحدة للعقود التي يتم إبرامها بين مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف ومكاتب شؤون الحجاج ، أو الغير من المتعاملين معها من الأشخاص الطبيعيين او الاعتباريين بعد التنسيق مع الوزارة.

  8. إقتراح إنتاج وتطوير الوسائل التي تضمن تنسيق أعمال مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف ، وتحقيق تكامل أعمالها لما يضمن تقوية عوامل المنافسة الحميدة التي ترفع من جودة الخدمة أو الخدمات التي تقدمها كل مؤسسة ومكتب.

  9. إعداد وتطوير أدوات فض النزاعات التي قد تقع بين منسوبي كل طائفة ، أو مؤسسة ، أو بين المؤسسات المنضوية تحت مظلة الهيئة بعد التنسيق مع الوزارة.

  10. استثمار موارد الهيئة وأصولها في مشروعات استثمارية تضمن نماءها وزيادتها بما يعود نفعه عليها ، وتحقيق موارد مالية لتغطية مصروفات والتزامات الهيئة.

  11. إنشاء مركز معلومات لتوثيق المعلومات والبيانات الخاصة بمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وأعمال الحج ، والبيانات الخاصة بمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف وأعمال الحج ، والبيانات الخاصة بمنسوبي كل طائفة ، ووضعها في برنامج حاسوبي يوفر المعلومة لطالبها ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

  12. إعداد ميثاق شرف للمهنة وذلك بهدف حماية السياج العام للمهنة.

    الهيكل التنظيمي وأجهزة الهيئة :

    يتكون الهيكل التنظيمي من الأجهزة التالية :

  1. مجلس الادارة.

  2. الامانة العامة.

  3. اللجنة الاستشارية.

  4. لجنة التوفيق والصلح.

  5. مركز المعلومات والتوثيق.

مجلس الادارة:

  1. مجلس ادارة الهيئة هو أعلى سلطة إدارية ومالية بالهيئة ويمتلك كافة الصلاحيات والسلطات في تصريف وتسيير أعمال الهيئة وفق ما تقضي به الأنظمة والتعليمات ووفق الصلاحيات الممنوحة له ، وله الحق في تفويض أياً من صلاحياته إلى أي من أعضاءه أو من يراه ، وتكون قراراته ملزمة للأمانة العامة ولأجهزة الهيئة وفروعها ومكاتبها المحلية ولمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف.

  2. يشكل مجلس إدارة الهيئة بعد كل دورة انتخابية لمجالس إدارات مؤسسات أرباب الطوائف ، ويتكون من رؤساء تلك المجالس.

  3. ينتخب المجلس المشكل من بين أعضاءه رئيساً له ونائباً للرئيس ، بشكل سري ويترأس وكيل وزارة الحج لشؤون الحج الاجتماع ، حيث يتم إعداد بطاقات اختيار رئيس المجلس وتسلم الرئيس ليتولى اعتمادها وتوزيعها على الأعضاء لاختيار رئيس المجلس ، ومن ثم يقوم رئيس الجلسة بفرز بطاقات الترشيح علناً ، بعد تعبئة بياناتها من قبل الأعضاء ، وإعلان نتيجة التصويت على منصب الرئيس في ذات الاجتماع ، وبحضور غالبية الأعضاء ، ويفوز بالترشيح من حصل على أكثر أصوات الأعضاء ، وإن تساوى المرشحين في عدد الأصوات الأكثر تجرى جولة انتخابية ثانية وأخيرة بينهما ، فإن استمر التساوي ، يفوز من له خدمة أطول بالمهنة المعنية ، فإن استمر التساوي يفوز الأكبر سناً ، فإن استمر التساوي يفوز من كان عدد أسهمه بالمؤسسة أكثر ، فإن استمر التساوي يؤخذ بأسلوب القرعة ، وللرئيس ترشيح عضوين من الأعضاء لتولي منصب نائب الرئيس بالتصويت ، ويتم الترشيح وفق شروط تعيين الرئيس ، ويتولى نائب الرئيس المهام والمسئوليات في حال غياب الرئيس ، وللوزير في حالة الضرورة أن يختار أحد أعضاء المجلس للرئاسة.

    إختصاصات مجلس الإدارة:

    يتولى المجلس إدارة أعمال الهيئة بما يحقق الأهداف التي أنشئت من أجلها وفى حدود هذه اللائحة والتي من أهمها الإختصاصات التالية :

  1. إعداد الخطة الاستراتيجية للهيئة وسياستها وأهدافها مع عرضها على الوزير لاعتمادها.

  2. دراسة الموضوعات التي يرى الوزير عرضها على الهيئة ، وإبداء وجهة النظر فيها.

  3. الإشراف على تنفيذ ومتابعة القرارات وكافة التعليمات الواردة من جهات الإختصاص.

  4. اعتماد الخطط والسياسات اللازمة لتنمية موارد الهيئة وإدارة أنشطة استثمارها والرقابة عليها وفق ما تقضى به الأنظمة والتعليمات.

  5. إقرار مشروع الميزانية التقديرية للسنة المالية الجديدة وخطة العمل السنوية.

  6. إقتراح اللوائح المالية والإدارية الداخلية التي تنظم سير العمل بالهيئة والمؤسسات والرفع للوزير لاعتمادها.

  7. تكوين اللجان ومنحها الصلاحيات اللازمة بهدف إنجاز المسائل التي تعرض عليها.

  8. إقرار الهيكل التنظيمي للهيئة وأجهزتها وفروعها ومكاتبها داخل المملكة وتقديمه للوزير لاعتماده.

  9. تعيين مراقب حسابات مرخص له لمراقبة ومراجعة حسابات الهيئة.

  10. التوصية باعتماد تقرير مراجع الحسابات عن الحسابات الختامية ( القوائم المالية ) للهيئة عن السنة المالية المنتهية واعتمادها من قبل الوزارة.

  11. تقييم أداء الأمانة العامة وأجهزتها وفروعها ومكاتبها داخل المملكة واعتماد تقاريرها السنوية.

  12. إعتماد التقرير الدوري الذي تعده الأمانة العامة ، مع تزويد الوزارة بنسخة منه وفق ما تقضى به الأنظمة والتعليمات.

  13. ترشيح الأمين العام للهيئة والرفع به للوزير لاعتماده.

  14. إعتماد المدير المالي والمستشار القانوني واللجان المتخصصة.

  15. إقرار فتح الفروع والمكاتب التي تثبت الدراسات جدواها وأهليتها في تحقيق أهداف الهيئة أو دمجها وإغلاقها.

  16. إعتماد الحسابات السنوية لإيرادات ومصروفات الهيئة.

  17. إقتراح بيع وشراء العقارات والمنقولات لصالح الهيئة والتي تتفق مع أغراضها والدخول في الاستثمارات وتأسيس الشركات ، واعتماد طريقة إدارة العقارات والمنقولات وللمجلس الحق في التصرف فيها بيعاً وإفراغاً وقبولاً بالشراء وقبض الثمن ودفع البدل إستلاماً وتسليماً بعد موافقة الوزارة.

  18. الدخول في المناقصات والمزايدات العامة والخاصة بعد موافقة الوزارة.

  19. التأكد من إستيفاء ما للهيئة من حقوق وتأدية ما عليها من التزامات وإصدار القرارات والتوجيهات المناسبة في هذا الشأن.

  20. إقتراح تعديل مواد اللائحة المنظمة للهيئة والعرض به على الوزير لاعتماده.


مدة المجلس وانقضاء العضوية:

  1. تكون دورة كل مجلس أربع سنوات من تاريخ إعتماد تعيينهم من الوزير مع كل دورة إنتخابية لمجالس إدارات المؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف ، وفى حال إنقضاء عضوية أياً من أعضاء المجلس خلال مدة المجلس يكمل مدته من يتم تعينه من قبل الوزير كرئيس للمؤسسة المعنية ، وفى حال إعتذار رئيس الهيئة أو نائبه فيتم إجراء إنتخابات جديدة بين رؤساء المؤسسات والمكاتب وتكون مدة الرئيس أو النائب الجديد لإكمال الفترة المتبقية لمجلس الهيئة.

  2. تنقضي عضوية المجلس بأحد الأسباب التالية :

  • الوفاة.

  • الإستقالة من رئاسة مجلسإدارة المؤسسة أو المكتب.

  • فقدان العضو لمنصبه كرئيس لمجلس إدارة المؤسسة أو المكتب.

    الدور التنسيقي للهيئة لدى الوزارة ، وضوابطه الإجرائية :

تقوم الهيئة بتمثيل مصالح مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف المنصوص عليها في الفقرة (1) من المادة ( الخامسة ) من هذه اللائحة لدى الوزارة ، وتقوم الهيئة بدور المنسق فيما بين الوزارة ومؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف فيما يتعلق بتبليغ التعليمات والضوابط .

في سبيل تنسيق الجهود بين مؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف والوزارة تزود تلك المؤسسات والمكاتب الهيئة بنسخة من الموضوعات التي ترغب في مناقشتها مع الوزارة إن كانت لها تأثير على بقية المؤسسات ، ويجب على الأمين العام أن يطلب من جميع المؤسسات والمكاتب موافاته بتصور مفصل بشأن كل موضوع يطرح على الوزارة ، سواء كان هذا الموضوع يخص مؤسسة بعينها أو المؤسسات مجتمعة لتوحيد الموقف التفاوضي لدى الوزارة.

تقوم الهيئة بتنسيق موضوع ترشيح مكاتب الخدمة الميدانية التابعة لمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف التي يتم تكريمها من قبل الوزارة والجهات المسؤولة عن الحج نتيجة لأدائهم المتميز خلال موسم الحج ، وإرسال أسماء المرشحين لها وذلك وفق الضوابط التي تعتمدها الوزارة وبموافقتها.

 

الأمانة العامة :

  1. يكون للهيئة أميناً عاماً يتم ترشيحه من قبل مجلس الإدارة ويفضل أن تكون أولوية اختياره من أبناء أرباب الطوائف ، ومن ذوي الكفاءة والخبرة بأعمال مهن أرباب الطوائف ، ويتم اعتماد تعيينه من الوزير .

  2. يتولى الأمين العام رئاسة الجهاز التنفيذي للهيئة ويقوم بتسيير الأعمال اليومية والإدارية والمالية ويكون مسؤولاً أمام رئيس مجلس الإدارة عن أداء أعمال الأمانة ، ويتشرط التفرغ التام لهذا المنصب وتكون مدة عمله أربع سنوات تبدأ من تاريخ تشكيل مجلس الهيئة وقابلة للتجديد لمدد أخرى .

     

ولمزيد من المعلومات​

http://www.al-barzah.com.sa/​